Privacy beleid Winterswijkse Oldtimer Club. (W.O.C.) in het kader van AVG/GDPR.
Privacywetgeving (AVG / GDPR)
Hoewel veel afspraken al opgenomen zijn in de Nederlandse wet bescherming persoonsgegevens. Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. (Wbp), De Nederlandse wet bescherming persoonsgegevens ,is vanaf dan niet meer geldig. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft daarom ook impact op de W.O.C.
1 Welke privacy gegevens heeft de W.O.C.?
2 Hoe gaat de W.O.C. om met de privacy van leden?
3 Hoe gaat de W.O.C. om met de gegevens van sponsoren en adverteerders?
4 Informatie uitwisseling tussen bestuurders en commissieleden onderling.
1 Welke privacy gegevens heeft de W.O.C.?
De W.O.C..hanteert een aanmeldformulier voor leden waarop vermeld staat:
Persoonlijke gegevens.
Naam , voornaam, adres, postcode, woonplaats, tel.- mobiel nummer. , e – mail adres, geboortedatum en Iban bankrekeningnummer, machtiging tot incasso voor de jaarlijkse contributie en een handtekening en bezwaar / geen bezwaar tegen gebruikmaking van afbeeldingen van het lid of hun auto.
Voertuig gegevens.
Merk en type/ uitvoering en bouwjaar.
2 Hoe gaat de W.O.C. met de gegevens van leden om?
Het aanmeldformulier komt bij het secretariaat. Daar wordt de naam, adres, e mail, tel en mobiel nr en geboortedatum in een geautomatiseerd systeem geregistreerd.
Daarna gaat het formulier naar de penningmeester en deze verwerkt bovenstaande gegevens nogmaals, in een geautomatiseerd systeem, samen met het bankrekening nummer en toestemming voor de jaarlijkse incasso van het contributie geld.
Het inschrijf formulier wordt gearchiveerd tot het einde van het lidmaat- schap. Dit om aan te kunnen tonen dat er een machtiging tot incasso is verstrekt (handtekening). Bij einde lidmaatschap wordt dit formulier vernietigd. Ook worden de gegevens van betreffend lid uit de geautomatiseerde systemen gehaald en worden dan vernietigt.
Gegevens van leden worden niet met derden gecommuniceerd.
Hoe gaat de W.O.C. met de uitwisseling van uw persoonlijke gegevens om?
Een lid wil een ander lid wat vragen en heeft geen tel.nr. of e mail adres.
Hij/Zij richt zicht tot het secretariaat met de vraag: mag ik het e mail adres of tel. /mobiel nr. van….?
Het secretariaat vraagt om het tel/mobiel nr. van diegene die belt en vraagt toestemming om deze aan de andere partij te geven. Vervolgens belt het secretariaat de andere partij met het verzoek om de partij die wat vragen wil, terug te bellen of te mailen naar de aanvrager. Ook gegevens over het voertuig worden niet verstrekt aan derden zonder toestemming van de eigenaar.
Beeldmateriaal:
Via onze website en sociale media kanalen houden we iedereen graag op de hoogte van de activiteiten van onze club. Hiervoor maken we ook gebruik van foto’s en/of video materiaal.
Deze beeldmaterialen worden dan ook alleen hiervoor gebruikt en worden niet aan derden gegeven .
Aanpassing van gegevens:
U heeft altijd, op aanvraag, inzage in de door ons geregistreerde gegevens.
U kunt ter aller tijden uw, door ons geregistreerde, gegevens laten wijzigen.
U kunt ter aller tijden uw, door ons geregistreerde, gegevens laten verwijderen. Dit heeft
echter als gevolg, dat uw lidmaatschap, zonder restitutie, wordt opgezegd.
3 Hoe gaat de W.O.C. met de gegevens sponsoren en adverteerders om?
De W.O.C. geeft bij het evenement in april een programma boekje uit. Om dit boekje en evenement kosten dekkend te maken benadert de WOC bedrijven die een advertentie willen plaatsen. Deze advertentie verschijnt eenmalig in het boekje .
Zolang de voorraad strekt worden deze boekjes ook gebruikt bij andere evenementen als promotiemateriaal.
De aangeleverde advertentie wordt bewaard om eventueel het komende jaren weer te gebruiken als de sponsor/ adverteerder weer adverteert.
Een link naar betreffende site van de adverteerder komt ook 1 jaar op de onze site te staan.
Als de sponsor / adverteerder besluit om het jaar daar op niet meer te willen adverteren dan wordt de link van de site gehaald en de advertentie vernietigd.
De sponsor / adverteerder kan altijd besluiten om haar link te laten verwijderen van de site.
Verdere informatie over sponsor / adverteerder worden op dezelfde manier behandeld als die van de leden.
4 Informatie uitwisseling tussen bestuurders en commissieleden onderling.
De uitwisseling van gegevens van leden, bestuursleden en commissieleden, tussen bestuursleden en commissieleden geschiedt vrijelijk. Dit geldt echter alleen als dit ten goede komt van de organisatie.
Zo niet, dan gelden de zelfde regels als voor leden. Zijn deze gegevens niet meer direct noodzakelijk, dan worden ze vernietigd en blijven ze bewaard in boven genoemde systemen.